Regulamin świadczenia usług i licencji Prosta Faktura KSeF

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną oraz udzielania licencji na oprogramowanie przez ML GROUP INVEST Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Adama Mickiewicza 83, 48-100 Głubczyce, Polska, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS pod nr 0000179753 (Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), NIP: 7481587576, REGON: 381683570, kapitał zakładowy: 50 000 zł (dalej: Sprzedawca lub Usługodawca), za pośrednictwem serwisu pod adresem https://prostafakturaksef.pl (dalej: Serwis).

Sprzedawca jest niezależnym dostawcą oprogramowania i nie jest powiązany z Ministerstwem Finansów ani z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). KSeF jest systemem prowadzonym przez organy administracji publicznej, na którego działanie, dostępność, zasady i zmiany Sprzedawca nie ma wpływu.

Adres do kontaktu i reklamacji: hello@prostafakturaksef.pl. Akceptacja Regulaminu jest dobrowolna, lecz konieczna do korzystania z Usługi i Oprogramowania.

Usługa —

świadczona drogą elektroniczną usługa obejmująca dostęp do panelu klienta na prostafakturaksef.pl, serwer licencji i aktualizacji, serwer pośredniczący w wyszukiwaniu danych firm (GUS/REGON) oraz powiązaną infrastrukturę (API) Sprzedawcy.

Oprogramowanie / Wtyczka —

wtyczka Prosta Faktura KSeF do WordPress / WooCommerce (wariant darmowy i Pro), instalowana i uruchamiana w Środowisku Klienta.

Środowisko Klienta —

infrastruktura informatyczna Klienta, w której działa Oprogramowanie — serwer/hosting, instalacja WordPress, baza danych, system operacyjny i konfiguracja — pozostająca w wyłącznej dyspozycji i pod wyłączną kontrolą Klienta.

Dane Klienta —

dane przetwarzane przez Oprogramowanie w Środowisku Klienta, w szczególności treść faktur, dane kontrahentów, nabywców i klientów sklepu, tokeny i certyfikaty KSeF — do których Sprzedawca nie ma dostępu (§ 18).

Klient —

osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawarła ze Sprzedawcą umowę o świadczenie Usługi lub korzysta z Oprogramowania.

Konsument —

Klient będący osobą fizyczną korzystającą z Usługi w celach niezwiązanych bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego).

Przedsiębiorca na prawach konsumenta —

osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności ujawnionego w CEIDG (art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, art. 385⁵, 556⁴, 556⁵ i 38a Kodeksu cywilnego).

Konto —

indywidualny zbiór zasobów w Serwisie udostępniany Klientowi po rejestracji, dostępny pod adresem prostafakturaksef.pl/panel po zalogowaniu.

Plan Darmowy —

nieodpłatny wariant Oprogramowania: wystawianie faktur sprzedaży FA(3) do KSeF bez limitu liczby faktur oraz funkcje podstawowe (korekty/zaliczkowe/rozliczeniowe, PDF z kodem QR, baza kontrahentów, ręczne wystawianie faktury z poziomu zamówienia WooCommerce, powiadomienia). Bez funkcji premium Planu Pro.

Plan Pro —

płatny wariant Usługi i Oprogramowania obejmujący — poza funkcjami Planu Darmowego — m.in. odbiór faktur kosztowych z KSeF i synchronizację, raporty, eksport CSV/PDF, auto-uzupełnianie danych firm z GUS, faktury w walutach obcych, automatyczne wystawianie i wysyłkę faktur z WooCommerce, automatyczną wysyłkę faktur e-mailem, wiele kont KSeF (multi-NIP), wiele schematów numeracji, zarządzanie uprawnieniami ról, podpisane aktualizacje oraz wsparcie priorytetowe.

Licencja —

niewyłączne, niezbywalne i odwołalne uprawnienie do korzystania z Oprogramowania na warunkach § 9, w wybranym Planie i na określony okres.

KSeF —

Krajowy System e-Faktur Ministerstwa Finansów — system, do którego Oprogramowanie, działając w Środowisku Klienta, przesyła faktury wystawione przez Klienta.

• WordPress 6.0+ ; WooCommerce 7.0+ (dla funkcji sklepowych).
• PHP 8.1+ z rozszerzeniem OpenSSL i ext-dom.
• Aktywne Konto na prostafakturaksef.pl (dla Planu Pro i funkcji wymagających API Sprzedawcy).
• Połączenie HTTPS z API KSeF (api.ksef.mf.gov.pl) oraz — dla funkcji Pro — z API Sprzedawcy (api.prostafakturaksef.pl).
• Token autoryzacyjny lub certyfikat XAdES wystawiony przez KSeF dla podatnika, dla którego Klient wystawia faktury.

Powyższe opisuje funkcjonalność i interoperacyjność Oprogramowania w rozumieniu przepisów o prawach konsumenta. Zapewnienie i utrzymanie wymagań oraz bezpieczeństwa Środowiska Klienta należy do Klienta (§ 8).

Korzystanie z Oprogramowania w Planie Darmowym możliwe jest po jego instalacji w Środowisku Klienta. Korzystanie z funkcji wymagających Usługi (panel, licencja Pro, GUS, podpisane aktualizacje) wymaga założenia Konta przez formularz pod adresem https://prostafakturaksef.pl/register (e-mail, hasło, opcjonalnie imię, nazwisko, dane firmy) oraz akceptacji Regulaminu i Polityki prywatności.

Z chwilą prawidłowego założenia Konta zostaje zawarta umowa o świadczenie Usługi w Planie Darmowym na czas nieokreślony (z zastrzeżeniem § 22). Plan Darmowy pozwala wystawiać faktury do KSeF bez limitu liczby faktur; funkcje premium (§ 2) dostępne są wyłącznie w Planie Pro.

• Klient zachowuje w poufności dane logowania (e-mail i hasło) i nie udostępnia ich osobom nieuprawnionym; zaleca się silne, unikalne hasło.
• Klient odpowiada za czynności w Serwisie dokonane z użyciem prawidłowych danych logowania do jego Konta, chyba że dostęp osoby nieuprawnionej nastąpił z przyczyn po stronie Sprzedawcy albo mimo dochowania przez Klienta należytej staranności. Nie ogranicza to odpowiedzialności Sprzedawcy wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta wynikającej z przepisów bezwzględnie obowiązujących.
• O utracie, kradzieży lub nieuprawnionym użyciu danych logowania Klient niezwłocznie informuje Sprzedawcę na adres hello@prostafakturaksef.pl.
• Zakazane jest korzystanie z kont innych Klientów oraz udostępnianie własnego Konta w sposób naruszający warunki Licencji (§ 9).

Klient może w dowolnej chwili dokonać upgrade'u na Plan Pro przez zamówienie pod adresem https://prostafakturaksef.pl/checkout. Cena wariantu podstawowego wynosi 120 zł brutto rocznie (10 zł brutto miesięcznie); ceny wariantów rozszerzonych wskazane są w cenniku. Cena zawiera VAT.

Okres rozliczeniowy trwa 12 miesięcy od zaksięgowania płatności. Domyślnie Sprzedawca nie pobiera automatycznie opłaty na kolejny okres — przed wygaśnięciem Klient otrzymuje powiadomienie z możliwością odnowienia. Klient może jednak opcjonalnie włączyć automatyczne odnawianie (płatność cykliczna) — na zasadach opisanych poniżej.

Dostępne metody płatności: BLIK, szybki przelew, karta płatnicza. Operatorami płatności są PayU S.A. oraz Stripe (w zależności od wybranej metody), będący odrębnymi administratorami danych transakcyjnych w zakresie wymaganym przepisami o usługach płatniczych. Aktualna lista metod prezentowana jest w procesie zamówienia. Płatność jest jednorazowa, z góry za cały okres (chyba że Klient włączy automatyczne odnawianie — zob. niżej).

Realizacja (dostarczenie): Plan Pro aktywowany jest automatycznie niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności, najpóźniej w ciągu 24 godzin; klucz licencji udostępniany jest w panelu i wysyłany na e-mail. Faktura VAT wystawiana jest w ciągu 24 godzin i dostępna pod /panel/invoices.

Automatyczne odnawianie (płatność cykliczna) — opcjonalne. Przy zakupie Klient może włączyć automatyczne odnawianie Planu Pro. Wyraża wówczas zgodę na cykliczne, coroczne pobieranie przez Operatora Płatności (PayU S.A.) z karty płatniczej kwoty odpowiadającej cenie wybranego wariantu Planu Pro (wariant podstawowy: 120 zł brutto / rok; warianty rozszerzone wg cennika). Opłata pobierana jest raz w roku, przed końcem bieżącego okresu rozliczeniowego.

W ramach usługi płatności cyklicznych Klient zapisuje dane karty i zleca stałe polecenie zapłaty. Dane karty przechowuje wyłącznie Operator Płatności (PayU S.A.) — Sprzedawca ich nie przechowuje ani nie ma do nich dostępu. PayU, pośrednicząc w płatności, udostępnia narzędzie Token (wirtualny identyfikator karty): unikalny identyfikator przypisany do Klienta, za pomocą którego dokonywane są kolejne płatności bez ponownego podawania numeru karty. Token nie zawiera pełnych danych karty i nie pozwala na ich odtworzenie, co podnosi bezpieczeństwo płatności.

Rezygnacja. Klient może w każdej chwili zrezygnować z automatycznego odnawiania — w panelu klienta (https://prostafakturaksef.pl/panel) lub wysyłając wiadomość na adres e-mail Sprzedawcy wskazany w § 1. Rezygnacja wstrzymuje kolejne pobrania; bieżący, opłacony okres rozliczeniowy trwa do końca.

Reklamacje transakcji płatności cyklicznych rozpatrywane są na zasadach z § 13; Klient może także skorzystać z procedury reklamacyjnej Operatora Płatności (PayU S.A.).

Przed zawarciem umowy Sprzedawca informuje, że: (a) sprzedawcą jest ML GROUP INVEST Sp. z o.o. — adres siedziby i adres e-mail do reklamacji jak w § 1; (b) głównym świadczeniem są licencja i usługa cyfrowa Plan Pro (§ 2 i strona produktu); (c) łączna cena z podatkami to 120 zł brutto za 12 miesięcy w wariancie podstawowym; (d) zapłata następuje jednorazowo z góry metodami z § 6; (e) świadczenie spełniane jest niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności, najpóźniej w 24 h; (f) prawo odstąpienia (zachowywane mimo natychmiastowej aktywacji) reguluje § 12; (g) reklamacje i zgodność z umową — § 13 i § 10; (h) brak jest automatycznego odnowienia subskrypcji; (i) funkcjonalność, zabezpieczenia (mechanizmy licencyjne), wymagania techniczne i interoperacyjność opisano w § 3; (j) pozasądowe sposoby rozpatrywania reklamacji opisano w § 13. Po zawarciu umowy Sprzedawca przekazuje potwierdzenie jej zawarcia na trwałym nośniku (e-mail), z pouczeniem o prawie odstąpienia.

Sprzedawca świadczy Usługę z należytą starannością. Sprzedawca nie gwarantuje nieprzerwanej ani bezbłędnej dostępności i — o ile odrębna umowa pisemna nie stanowi inaczej — nie zobowiązuje się do mierzalnego poziomu dostępności (SLA), gwarantowanego czasu reakcji ani naprawy. Oprogramowanie jest narzędziem technicznym i nie stanowi porady prawnej, księgowej ani podatkowej; nie gwarantuje zgodności działalności Klienta z przepisami, w tym z obowiązkami KSeF.

Do obowiązków Klienta należy w szczególności:

• zapewnienie bezpieczeństwa Środowiska Klienta (aktualny i bezpiecznie skonfigurowany hosting, WordPress, PHP, wtyczki, motywy, silne hasła, kopie zapasowe, ochrona przed nieuprawnionym dostępem);
• terminowe instalowanie aktualizacji, w tym aktualizacji bezpieczeństwa (§ 16);
• weryfikacja prawidłowości i statusu każdej faktury — w tym potwierdzenia przyjęcia przez KSeF (numer KSeF / UPO) — oraz poprawności danych (NIP, dane stron, kwoty, stawki VAT, oznaczenia);
• zapewnienie podstawy prawnej i zgodności z RODO dla danych w Środowisku Klienta oraz dla zapytań do funkcji GUS;
• prowadzenie własnych kopii zapasowych Danych Klienta;
• korzystanie z Usługi i Oprogramowania zgodnie z prawem, Regulaminem i przeznaczeniem.

Zakaz treści bezprawnych. Klienta obowiązuje zakaz dostarczania i wprowadzania do Oprogramowania oraz przekazywania za pośrednictwem Usługi treści o charakterze bezprawnym (naruszających prawo lub prawa osób trzecich — w tym dobra osobiste, prawa autorskie, znaki towarowe, tajemnice prawnie chronione — oraz sprzecznych z dobrymi obyczajami), a także korzystania w sposób zakłócający funkcjonowanie Usługi, Serwisu lub infrastruktury Sprzedawcy. W razie wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze danych Sprzedawca może uniemożliwić do nich dostęp i — w razie potrzeby — zablokować Konto na zasadach art. 14 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, nie ponosząc wobec Klienta odpowiedzialności za skutki takiego uniemożliwienia.

Wariant darmowy udostępniany jest na warunkach licencji GPL v2 lub nowszej i — w zakresie dozwolonym tą licencją oraz prawem — dostarczany „TAK JAK JEST" (AS IS), bez gwarancji przydatności do określonego celu; ograniczenia poniżej (zakaz redystrybucji, reverse-engineeringu) nie mają do niego zastosowania w zakresie sprzecznym z GPL.

Wariant Pro to oprogramowanie zastrzeżone. Z chwilą aktywacji Licencji Sprzedawca udziela Klientowi niewyłącznej, niezbywalnej i odwołalnej Licencji na okres jej ważności, na liczbie instalacji wynikającej z wykupionego wariantu. Klientowi nie wolno — z wyjątkiem przypadków bezwzględnie dozwolonych prawem (w tym art. 75 ust. 2–3 ustawy o prawie autorskim — interoperacyjność): kopiować, odsprzedawać, wynajmować, sublicencjonować ani udostępniać wariantu Pro osobom trzecim; dokonywać dekompilacji, deasemblacji ani reverse-engineeringu; usuwać lub obchodzić mechanizmów licencyjnych, aktualizacji i zabezpieczeń; korzystać niezgodnie z prawem.

Okres i wygaśnięcie. Licencja Pro udzielana jest na 12 miesięcy. Po upływie okresu, w braku odnowienia, funkcje Pro oraz dostęp do aktualizacji i funkcji wymagających API Sprzedawcy wygasają, a Oprogramowanie przełącza się w tryb Planu Darmowego; nie stanowi to wady ani niezgodności z umową, o czym Klient zostaje uprzednio poinformowany. Faktury i Dane Klienta wytworzone w okresie Pro pozostają w Środowisku Klienta i w KSeF.

Cofnięcie. Cofnięcie Licencji z przyczyn z § 8 lub § 9 wywołuje skutki tożsame z wygaśnięciem, ze skutkiem natychmiastowym. Wobec Klienta niebędącego Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta — bez zwrotu opłaty. Wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta cofnięcie poprzedza wezwanie do zaprzestania naruszenia z rozsądnym terminem, a w razie rozwiązania Sprzedawca zwraca proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres, chyba że naruszenie było umyślne i istotne.

Audyt. Sprzedawca może weryfikować zgodność korzystania z wariantu Pro z zakresem Licencji (liczba instalacji/domen, liczba kont KSeF, brak współdzielenia klucza) na podstawie danych aktywacji (klucz, domena, IP, identyfikator instalacji, znacznik czasu). Przy uzasadnionym podejrzeniu korzystania ponad zakres Licencji Klient niebędący Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta — według wyboru Sprzedawcy — usuwa nadliczbowe instalacje albo dopłaca różnicę ceny za właściwy wariant. Audyt nie uprawnia Sprzedawcy do dostępu do Środowiska ani Danych Klienta (§ 18).

Niniejszy paragraf stosuje się do Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach konsumenta. Plan Pro stanowi usługę cyfrową oraz treść cyfrową w rozumieniu ustawy o prawach konsumenta (art. 43h i nast.).

• Sprzedawca zobowiązuje się dostarczyć Plan Pro zgodny z umową — wg opisu, funkcjonalności, kompatybilności i interoperacyjności wskazanych w Regulaminie i na stronie produktu oraz uzasadnionych oczekiwań.
• Sprzedawca dostarcza aktualizacje (w tym zabezpieczeń) niezbędne do zachowania zgodności przez cały okres Licencji. Jeżeli Klient nie zainstaluje w rozsądnym czasie udostępnionej aktualizacji, o której został poinformowany wraz z instrukcją, Sprzedawca nie odpowiada za niezgodność wynikającą wyłącznie z braku jej instalacji.
• W razie niezgodności Klient może żądać doprowadzenia do zgodności; Sprzedawca może odmówić, gdy jest to niemożliwe albo wymagałoby nadmiernych kosztów. Jeżeli Sprzedawca nie doprowadzi do zgodności w rozsądnym czasie i bez nadmiernych niedogodności, Klient może obniżyć cenę albo — gdy niezgodność jest istotna — odstąpić od umowy. Odstąpienie nie przysługuje przy niezgodności nieistotnej.
• Domniemywa się, że niezgodność ujawniona przed upływem okresu Licencji (a przy treści dostarczanej jednorazowo — w ciągu roku od dostarczenia) istniała w chwili dostarczenia.
• Po odstąpieniu Sprzedawca zwraca cenę proporcjonalnie do okresu niezgodności, w terminie 14 dni. Ograniczenia odpowiedzialności (§ 15) nie naruszają uprawnień z niniejszego paragrafu.

Sprzedawca udziela dobrowolnej 30-dniowej gwarancji zwrotu pieniędzy za zakup Planu Pro (gwarancja handlowa w rozumieniu art. 577 KC), przysługującej niezależnie od i ponad ustawowe uprawnienia z tytułu zgodności z umową (§ 10) i prawa odstąpienia (§ 12). Aby skorzystać, Klient w terminie 30 dni od zaksięgowania płatności wysyła wiadomość na hello@prostafakturaksef.pl. Zwrot następuje w ciągu 14 dni roboczych na rachunek, z którego dokonano płatności, bez żądania uzasadnienia. Skorzystanie albo nieskorzystanie z gwarancji nie ogranicza praw ustawowych Konsumenta ani Przedsiębiorcy na prawach konsumenta. Po zwrocie Konto jest przełączane na Plan Darmowy.

Konsumentowi oraz Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny (ustawa z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta). Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem (np. e-mailem na adres z § 1 lub przy użyciu wzoru poniżej). Sprzedawca niezwłocznie potwierdza otrzymanie i zwraca wszystkie płatności w terminie 14 dni kalendarzowych, tą samą metodą płatności.

Rozpoczęcie świadczenia a prawo odstąpienia. Składając zamówienie Klient prosi o rozpoczęcie świadczenia (aktywację Planu Pro / udostępnienie klucza) niezwłocznie po opłaceniu. Mimo cyfrowego charakteru usługi i mimo prawnej możliwości żądania oświadczenia skutkującego utratą prawa odstąpienia, Sprzedawca dobrowolnie nie pozbawia Klienta tego prawa: Klient zachowuje pełne 14-dniowe prawo odstąpienia oraz korzystniejszą, dobrowolną 30-dniową gwarancję zwrotu (§ 11). W razie odstąpienia Sprzedawca zwraca całość płatności w terminie 14 dni kalendarzowych, tą samą metodą płatności, i nie obciąża Klienta proporcjonalnym wynagrodzeniem za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia.

Wzór formularza odstąpienia (wypełnić i odesłać tylko w razie chęci odstąpienia): Adresat: ML GROUP INVEST Sp. z o.o., ul. Adama Mickiewicza 83, 48-100 Głubczyce, hello@prostafakturaksef.pl. „Ja/My niniejszym informuję/informujemy o odstąpieniu od umowy o świadczenie usługi: Plan Pro. Data zawarcia umowy: ……; Imię i nazwisko: ……; Adres: ……; Data: ……; Podpis (jeżeli forma papierowa): ……".

Reklamacje Klient zgłasza na hello@prostafakturaksef.pl, podając: adres e-mail Konta, opis problemu, datę wystąpienia, kroki reprodukcji i oczekiwany sposób rozwiązania. Reklamacje z tytułu niezgodności treści/usługi cyfrowej rozpatrywane są wg § 10 — Konsument i Przedsiębiorca na prawach konsumenta mogą żądać doprowadzenia do zgodności, a w przypadkach tam wskazanych obniżenia ceny albo odstąpienia. Sprzedawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni. W przypadku Konsumenta brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji. Niniejszy paragraf nie ogranicza ustawowych uprawnień Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta.

Pozasądowe sposoby. Konsument oraz — w zakresie przewidzianym prawem — Przedsiębiorca na prawach konsumenta mogą skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń: zwrócić się do powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów, do wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej (mediacja / rozstrzygnięcie sporu) oraz do organizacji konsumenckich. Informacje: www.uokik.gov.pl. (Unijna platforma ODR została wygaszona z dniem 20 lipca 2025 r. i nie jest dostępna.)

Wobec Klienta niebędącego Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta odpowiedzialność Sprzedawcy z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne Oprogramowania, treści cyfrowych oraz Usługi zostaje w całości wyłączona (art. 558 § 1 KC); wyłączenie nie obejmuje wad podstępnie zatajonych (art. 558 § 2 KC). Wyłączenie to nie dotyczy Konsumentów ani Przedsiębiorców na prawach konsumenta — wobec nich stosuje się przepisy o rękojmi i o zgodności z umową w pełnym zakresie ustawowym (§ 10).

W najszerszym zakresie dozwolonym prawem wariant darmowy Oprogramowania dostarczany jest „TAK JAK JEST". Dla płatnego Planu Pro w stosunku do Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta obowiązuje reżim zgodności z umową (§ 10), a nie klauzula „AS IS". Sprzedawca nie gwarantuje, że Oprogramowanie będzie wolne od błędów lub podatności, będzie działać nieprzerwanie ani pozostanie kompatybilne z każdą wersją WordPress, WooCommerce, PHP, innych wtyczek i motywów oraz z bieżącą i przyszłą postacią KSeF/API MF.

Wobec Klienta niebędącego Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta obowiązują następujące ograniczenia (nie naruszają one praw Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta z przepisów bezwzględnie obowiązujących):

• wyłączona jest odpowiedzialność za szkody pośrednie, następcze, uboczne i utracone korzyści, a w szczególności za: utratę/uszkodzenie/niedostępność danych w Środowisku Klienta i brak kopii zapasowych; naruszenie ochrony danych, włamanie lub wyciek powstałe w Środowisku Klienta lub u jego dostawców (§ 18); niedostarczenie, opóźnienie, odrzucenie lub błędne przetworzenie faktury przez KSeF/MF oraz skutki niedostępności/zmian KSeF; kary, sankcje i zobowiązania publicznoprawne oraz skutki niezgodności faktur z przepisami; błędne dane wprowadzone przez Klienta lub pobrane z rejestrów (GUS); przerwy w działalności, utratę przychodów, reputacji, kontraktów; skutki niezastosowania udostępnionej aktualizacji;
• Sprzedawca nie odpowiada za działanie, niedziałanie ani niekompatybilność integracji i komponentów osób trzecich (WooCommerce, inne wtyczki i motywy, hosting, baza danych, CMS, bramki płatności, rejestry GUS i KSeF/MF);
• łączna (zagregowana) odpowiedzialność Sprzedawcy ze wszystkich tytułów w całym okresie umowy nie przekracza sumy opłat uiszczonych za Plan Pro w 12 miesiącach poprzedzających zdarzenie (w wariancie podstawowym — 120 zł); dla wariantu darmowego odpowiedzialność ograniczona jest do szkód wyrządzonych umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa, a w pozostałym zakresie wyłączona;
• roszczenia takiego Klienta wygasają, jeżeli nie zostaną zgłoszone na piśmie lub e-mailem w terminie 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o zdarzeniu.

Powyższe wyłączenia i ograniczenia nie mają zastosowania do szkód wyrządzonych umyślnie ani wskutek rażącego niedbalstwa, do odpowiedzialności, której nie można wyłączyć (m.in. art. 473 § 2 KC, odpowiedzialność na osobie), ani wobec Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta.

Sprzedawca tworzy i utrzymuje Oprogramowanie z należytą starannością i — w razie wykrycia istotnych podatności — dokłada starań, aby udostępnić aktualizację. Żadne oprogramowanie nie jest jednak całkowicie wolne od błędów; Sprzedawca nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa. Aktualizacje są udostępniane Klientowi, a ich terminowe zainstalowanie należy do Klienta. Wobec Klienta niebędącego Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta Sprzedawca nie odpowiada za szkody wynikłe z podatności, dla której udostępniono aktualizację, a której Klient nie zainstalował, ani z modyfikacji Oprogramowania bądź konfliktu z innymi wtyczkami/motywami/konfiguracją Środowiska Klienta. Podatności prosimy zgłaszać odpowiedzialnie na hello@prostafakturaksef.pl przed ich publicznym ujawnieniem.

Sprzedawca może udostępniać funkcje oznaczone jako „beta", „wersja testowa", „wczesny dostęp" lub równoważnie. Korzystanie z nich jest dobrowolne; dostarczane są „TAK JAK SĄ", mogą zawierać błędy, działać niestabilnie, ulec zmianie lub zostać wycofane bez uprzedzenia i bez gwarancji ciągłości wytworzonych danych. W najszerszym zakresie dozwolonym prawem Sprzedawca nie udziela co do nich gwarancji. Nie narusza to praw Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta; wobec nich funkcje beta ocenia się z uwzględnieniem wyraźnie zakomunikowanego, testowego charakteru.

Oprogramowanie działa w Środowisku Klienta. Dane Klienta (treść faktur, dane kontrahentów, nabywców i klientów sklepu, tokeny/certyfikaty KSeF) przetwarzane są wyłącznie w bazie Klienta i przesyłane bezpośrednio z Środowiska Klienta do KSeF; nie są przesyłane do ani przechowywane na serwerach Sprzedawcy(z wyjątkiem wąskiej funkcji pośredniczenia w zapytaniu GUS po NIP — Polityka prywatności). Sprzedawca nie ma dostępu do Danych Klienta.

W odniesieniu do Danych Klienta to Klient jest samodzielnym administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO i ponosi wyłączną odpowiedzialność za ich bezpieczeństwo, podstawę prawną przetwarzania, realizację praw osób, których dane dotyczą, oraz za naruszenia ochrony danych powstałe w Środowisku Klienta. Sprzedawca nie jest podmiotem przetwarzającym Danych Klienta, których nie otrzymuje. Oprogramowanie szyfruje dane wrażliwe (m.in. tokeny/certyfikaty KSeF, a w odpowiednich funkcjach treść faktur) algorytmem AES-256, o ile Środowisko Klienta spełnia wymagania techniczne (m.in. OpenSSL) i skonfigurowano klucz szyfrujący; skuteczność szyfrowania zależy od prawidłowej konfiguracji i ochrony Środowiska Klienta.

Sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi w zakresie wynikającym ze zdarzeń siły wyższej lub poza jego rozsądną kontrolą, w szczególności: awarii lub zmian KSeF/MF, awarii dostawców infrastruktury (hosting, sieć, energia), ataków (DDoS, włamania), działań organów władzy, zmian przepisów, klęsk żywiołowych, strajków, awarii łączy telekomunikacyjnych.

Klient niebędący Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta zobowiązuje się zwolnić Sprzedawcę z odpowiedzialności oraz naprawić szkodę (w tym pokryć uzasadnione koszty obsługi prawnej) w związku z roszczeniami osób trzecich (w tym kontrahentów, nabywców, klientów Klienta i organów) wynikającymi z zawinionego, bezprawnego działania lub zaniechania Klienta: korzystania niezgodnie z prawem, Regulaminem lub przeznaczeniem; naruszeń ochrony danych w Środowisku Klienta; nieprawidłowości danych wprowadzonych przez Klienta; lub niedopełnienia obowiązków z § 8. Klient niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni, zawiadamia Sprzedawcę o roszczeniu, umożliwia mu przejęcie obrony i nie zawiera ugody bez jego uprzedniej pisemnej zgody.

Zasady przetwarzania danych osobowych przez Sprzedawcę jako administratora opisuje Polityka prywatności stanowiąca integralną część Regulaminu. Rozdział ról administratora i Klienta w odniesieniu do Danych Klienta reguluje § 18.

W zakresie, w jakim Sprzedawca przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta (jako podmiot przetwarzający — m.in. pośredniczenie w zapytaniach GUS), zastosowanie ma Umowa powierzenia przetwarzania (DPA), akceptowana przy rejestracji Konta lub zakupie Planu Pro.

Klient może w każdej chwili wypowiedzieć umowę przez usunięcie Konta (Konto → Usuń konto) lub wiadomość na hello@prostafakturaksef.pl; usunięcie Konta rozwiązuje umowę ze skutkiem natychmiastowym.

W razie usunięcia Konta przez Klienta w opłaconym okresie Planu Pro Sprzedawca nie zwraca proporcjonalnej części opłaty (z wyłączeniem 30-dniowej gwarancji z § 11); brak zwrotu nie dotyczy rozwiązania z przyczyn po stronie Sprzedawcy ani uprawnień z tytułu niezgodności (§ 10) i odstąpienia (§ 12).

Sprzedawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 14-dniowego okresu z ważnych przyczyn (np. utrata kompatybilności z KSeF, zaprzestanie świadczenia Usługi); zwraca wówczas proporcjonalną część niewykorzystanej opłaty.

Klient bez uprzedniej pisemnej zgody Sprzedawcy nie może przenieść praw ani obowiązków z umowy (w tym Licencji) na osobę trzecią. Sprzedawca może przenieść całość lub część praw i obowiązków na osobę trzecią, w szczególności w związku ze sprzedażą, połączeniem, przekształceniem lub wniesieniem przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części (art. 519 § 2 pkt 2 KC). Przeniesienie nie może pogarszać sytuacji Klienta. Konsument i Przedsiębiorca na prawach konsumenta zostaną poinformowani z 14-dniowym wyprzedzeniem i — w razie braku akceptacji nabywcy — mogą wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym za zwrotem proporcjonalnej, niewykorzystanej części opłaty.

Aktualizacje wariantu Pro dostarczane są z serwera Sprzedawcy, a wariantu darmowego — zgodnie z kanałem dystrybucji (np. WordPress.org). Zmiany Regulaminu mogą być wprowadzane z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiany techniczne/funkcjonalne Usługi, zmiany po stronie KSeF/MF, względy bezpieczeństwa, zmiana danych Sprzedawcy lub subprocesorów) i obowiązują od daty wskazanej w nagłówku. O istotnych zmianach Sprzedawca powiadamia Klientów posiadających Konto pocztą elektroniczną na 14 dni przed wejściem w życie.

Do umów dotyczących Planu Pro opłaconych przed wejściem zmian w życie stosuje się Regulamin z chwili zawarcia umowy przez cały opłacony okres; zmiana nie może podwyższyć ceny ani ograniczyć zakresu funkcji w opłaconym okresie. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmian (oświadczenie przed tą datą); przy opłaconym Planie Pro Sprzedawca zwraca proporcjonalną część opłaty.

Regulamin i umowa zawierane są w języku polskim, który jest właściwy do ich wykładni. Prawem właściwym jest prawo polskie (w szczególności Kodeks cywilny, ustawa z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną), z zastrzeżeniem, że wybór ten nie pozbawia Konsumenta ochrony wynikającej z przepisów bezwzględnie obowiązujących państwa jego zwykłego pobytu.

Jeżeli którekolwiek postanowienie okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe zachowują moc, a w miejsce postanowienia nieważnego stosuje się przepis prawa najbliższy jego celowi.

Sądem właściwym dla sporów z Klientem niebędącym Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta jest sąd właściwy dla siedziby Sprzedawcy; wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta właściwość sądu określają przepisy ogólne.

Regulamin wchodzi w życie z dniem 19 czerwca 2026.