1Zanim zaczniesz

Do wystawienia faktury potrzebujesz trzech rzeczy:

1. Aktywnej licencji Pro — e-Faktura KSeF → Licencja, klucz z panelu klienta.
2. Konta KSeF (kredencjału) — Ustawienia → KSeF (albo Kreator KSeF): NIP, środowisko (TEST / DEMO / PRODUKCJA), token autoryzacyjny albo certyfikat XAdES oraz dane sprzedawcy (nazwa, e-mail, telefon, adres) — trafiają do każdej faktury jako Podmiot1. Po zapisaniu kliknij „Testuj połączenie".
3. Schematu numeracji — Ustawienia → Numeracja faktur. Domyślnie FV/{Y}/{m}/{n} z resetem miesięcznym; osobny schemat dla korekt.

2Otwórz „+ Wystaw fakturę”

W bocznym menu WordPressa wejdź w e-Faktura KSeF → + Wystaw fakturę. Otworzy się jednostronicowy formularz: u góry okruszki i numer, jaki faktura dostanie, po prawej przycisk „Pomoc”, a niżej karty formularza.

3Typ dokumentu

Pierwsza karta to Typ dokumentu. Wybierasz rodzaj faktury zgodny z FA(3):

• Faktura zwykła (VAT) — domyślna, zwykła sprzedaż.
• Faktura zaliczkowa (ZAL) — pojawia się pole „Wartość całego zamówienia / umowy (brutto)” oraz do trzech wpłat zaliczkowych (data + kwota). Pozycje faktury zostaną wykazane jako pozycje zamówienia (art. 106f ust. 1).
• Faktura rozliczeniowa / końcowa (ROZ) — podajesz numery KSeF faktur zaliczkowych do rozliczenia (jeden numer na linię).

Korekty wystawia się inaczej — z listy faktur, akcją „Wystaw korektę” (patrz krok 13). Wtyczka sama dobiera wtedy rodzaj KOR / KOR_ZAL / KOR_ROZ na podstawie faktury pierwotnej.

4Dane podstawowe: sprzedawca, nabywca, numer

Sprzedawca

To konto KSeF, w imieniu którego wystawiasz. Dane firmy (nazwa, adres, kontakt) pochodzą z kredencjału — jeśli chcesz je zmienić, edytuj konto w Ustawienia → KSeF. Środowisko (PROD/TEST) jest widoczne przy nazwie, więc od razu wiesz, gdzie poleci faktura.

Nabywca

Wpisz nazwę lub NIP w polu „Wyszukaj kontrahenta…” — podpowiedzi lecą z bazy kontrahentów (uzupełnia się automatycznie z faktur). Wybranie kontrahenta ustawia też typ nabywcy:

• Firma polska (NIP) — do XML trafia NIP nabywcy,
• Osoba prywatna — nabywca oznaczony jako BrakID (faktura imienna B2C),
• Firma UE (NrVatUE) i Firma spoza UE — numer VAT-UE albo inny numer identyfikacyjny.

Numer faktury

Pole numeru jest zablokowane, dopóki nie zaznaczysz „Własny numer” — numer nadaje schemat wybrany na liście powyżej (np. Domyślna — FV/{Y}/{m}/{n} · domyślna). Licznik jest przydzielany atomowo w chwili wystawienia, więc równoległe wystawianie nie zdubluje numeru.

5Nowy kontrahent (gdy klienta nie ma jeszcze w bazie)

Kliknij „+ Nowy” przy polu Nabywca. W oknie uzupełniasz komplet danych potrzebnych do FA(3); zapisany kontrahent trafia do bazy i następnym razem podpowie się sam.

Adres nabywcy jest obowiązkowy w FA(3) (ulica z numerem, kod pocztowy, miejscowość, kraj). Pola Email i Nr klienta są opcjonalne, ale e-mail przyda się do automatycznej wysyłki PDF po wystawieniu.

6Daty i płatność

Prawa karta na zrzucie z kroku 4:

• Data wystawienia i Data sprzedaży — domyślnie dzisiejsze, nie można ustawić daty z przyszłości.
• Termin płatności — domyślnie +14 dni (możesz zmienić datę ręcznie).
• Metoda płatności — Przelew (domyślnie), Gotówka, Karta, Płatność mobilna (BLIK), Bon, Czek, Kredyt. Wartość trafia do FA(3) jako kod formy płatności.
• Status płatności — przy „Zapłacona w całości” wskazujesz sposób zapłaty (przelew, gotówka, kompensata, online, inne); przy „Częściowo” dodajesz wpłaty (kwota, data, forma) przyciskiem „+ Dodaj wpłatę”. Wpłaty widać potem w podglądzie faktury i na liście jako status płatności.

7Pozycje faktury

Kolumny tabeli:

8Rachunki bankowe i kaucja

Karta „Rachunki bankowe” pokazuje konta przypisane do wybranego konta KSeF. Jeśli lista jest pusta, zobaczysz komunikat „Brak rachunków bankowych” — kliknij „+ Dodaj konto” i podaj IBAN, nazwę banku, SWIFT/BIC, walutę oraz ewentualnie „Domyślny dla tego konta KSeF”. Domyślny rachunek podstawia się przy kolejnych fakturach (możesz nimi zarządzać też w Ustawienia → Faktury sprzedaży → Konta bankowe).

Osobna karta „Kaucja / Opakowania zwrotne” (przełącznik) dodaje kwotę niepodlegającą VAT — doliczaną do kwoty do zapłaty, poza podstawą opodatkowania.

9Waluta i oznaczenia FA(3)

Co wtyczka zaznacza sama

• P_18A (podzielona płatność) — gdy faktura jest w PLN, brutto przekracza 15 000 zł i co najmniej jedna pozycja ma zaznaczone „zał. 15 / MPP”.
• P_19 (zwolnienie z VAT) — gdy któraś pozycja ma stawkę „zw” (rozwija się sekcja podstawy prawnej).
• P_18 (odwrotne obciążenie) — gdy pozycja ma stawkę „o.o.”.
• PMarzy (procedura marży) — gdy pozycja ma stawkę „marża”; pojawia się wybór rodzaju marży i podpowiedź, że w cenie podajesz należność brutto.

Jeśli faktura przekracza 15 000 zł, ale żadna pozycja nie jest oznaczona jako zał. 15, wtyczka wyświetli przypomnienie, żeby to sprawdzić — sam znacznik P_18A nie zostanie wtedy zaznaczony.

Znaczenie pól, które rozwijają dodatkowe sekcje:

• Zwolnienie z VAT (P_19) — wybierasz rodzaj podstawy (ustawa o VAT / dyrektywa 2006/112/WE / inna) i wpisujesz treść, np. art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT. Lista „Najczęstsze podstawy” wstawia gotowy zapis.
• Procedura marży (PMarzy) — trzeba wskazać rodzaj: turystyka (art. 119), towary używane, dzieła sztuki, przedmioty kolekcjonerskie i antyki (art. 120). W pozycjach ze stawką „marża” podajesz należność brutto.
• Procedura OSS VAT — wybierasz WSTO_EE albo IOSS (IED); kraj konsumpcji bierze się z danych nabywcy, a stawkę VAT tego kraju wpisujesz przy każdej pozycji.
• WDT nowych środków transportu (P_22) — pola VIN, data dopuszczenia do użytku, przebieg.
• Faktura za okres — zakres dat „Okres od / do”.
• Pozostałe znaczniki bez dodatkowych pól: FP (faktura do paragonu), TP (powiązania), P_16 (metoda kasowa), P_18 (odwrotne obciążenie), P_23 (WTT).

10Dane dodatkowe, dokumenty powiązane i uwagi

• Dokumenty powiązane — numer i data zamówienia oraz numer WZ.
• Dane dodatkowe — e-mail i telefon sprzedawcy, miejsce wystawienia, e-mail nabywcy (na ten adres pójdzie faktura PDF po wystawieniu), nr klienta oraz opcjonalny adres dostawy inny niż nabywcy. Powtarzalne zestawy zapiszesz przyciskiem „💾 Zapisz jako zestaw” i oznaczysz jako domyślne.
• Uwagi do faktury — tekst widoczny u Ciebie i na PDF, nie trafia do KSeF.
• Notatki KSeF — pary klucz/wartość wysyłane razem z fakturą w XML.

11Szkic albo wysyłka do KSeF

Co robi wtyczka po kliknięciu „Wystaw i wyślij do KSeF”:

1. sprawdza spójność danych (m.in. podstawę zwolnienia przy stawce „zw”),
2. nadaje numer wg schematu (licznik przydzielany atomowo),
3. buduje XML w standardzie FA(3) i waliduje go,
4. uwierzytelnia się w KSeF (token albo certyfikat) i otwiera sesję,
5. wysyła fakturę i od razu próbuje pobrać status oraz UPO.

12Po wysłaniu: numer KSeF, UPO i PDF

Po wysyłce zobaczysz komunikat, a wtyczka przeniesie Cię do podglądu faktury. Są trzy możliwe wyniki:

• ✓ Faktura zaakceptowana przez KSeF — masz numer KSeF, link „Pokaż UPO” i „Pobierz Fakturę w PDF”. Status na liście: UPO.
• ⏳ Faktura wysłana — czeka na potwierdzenie MF — KSeF przyjął dokument i go przetwarza. Numer KSeF i UPO dociągnie automatyczne odpytywanie statusu (cron); możesz też odświeżyć listę faktur.
• ✗ KSeF odrzucił fakturę — zobaczysz powód odrzucenia. Popraw dane i wyślij ponownie (dla duplikatu numeru — użyj innego numeru).

Jeśli w polu „Email nabywcy” był adres, a w Ustawienia → Email włączona jest automatyczna wysyłka, klient dostaje wiadomość z fakturą PDF w załączniku od razu po wystawieniu.

13Gdzie znaleźć fakturę i jak wystawić korektę

Kliknięcie wiersza otwiera podgląd. Menu ⋯ na końcu wiersza daje: Podgląd (albo Edytuj dla szkicu), Kopiuj jako nowy szkic, Pobierz PDF, Wyślij PDF mailem, Wystaw korektę, UPO PDF, UPO XML oraz usunięcie.

Korekta: akcja „Wystaw korektę” otwiera formularz z podpiętym oryginałem (numer + numer KSeF faktury pierwotnej). Uzupełniasz „Przyczyna korekty”, korygujesz pozycje, a przy korekcie zaliczkowej/rozliczeniowej także „Kwota zapłaty przed korektą” (pole P_15ZK). Numer korekty pochodzi z osobnego schematu numeracji.

14Najczęstsze problemy

„Brak skonfigurowanych kredencjałów KSeF”

Formularz nie pokaże pól, dopóki nie dodasz konta KSeF. Kliknij link w komunikacie albo wejdź w Ustawienia → KSeF → Dodaj kredencjał.

Wysyłka kończy się błędem uwierzytelnienia

Najczęstsza przyczyna to token z innego środowiska niż wybrane w kredencjale (TEST, DEMO i PRODUKCJA mają osobne rejestry tokenów). Wtyczka wykrywa to i podpowiada zmianę środowiska — po jej zaakceptowaniu kliknij „Testuj połączenie”.

„Przekroczono czas” / brak odpowiedzi KSeF

Zwykle przejściowy problem sieci albo strony MF. Wtyczka ponawia uwierzytelnienie automatycznie; jeśli błąd wraca, sprawdź, czy serwer ma wychodzące HTTPS do *.ksef.mf.gov.pl i zsynchronizowany zegar (NTP).

Faktura wisi w statusie „Wysłana”

Numer KSeF i UPO nadaje MF asynchronicznie. Wtyczka odpytuje o status cyklicznie — co 15 minut cronem, a po wysyłce dodatkowo po 60, 180, 300 i 600 sekundach. Dla faktur z zamówienia możesz wymusić sprawdzenie przyciskiem „Sprawdź status / pobierz UPO” w metaboksie zamówienia. Jeśli WP-Cron jest wyłączony (DISABLE_WP_CRON), ustaw systemowy cron dla wp-cron.php.

„Faktura odrzucona — duplikat numeru”

KSeF pilnuje unikalności numeru w obrębie NIP. Zmień numer (zaznacz „Własny numer”) albo zweryfikuj licznik w Ustawienia → Numeracja faktur.