Jak wystawić fakturę ręcznie z zamówienia WooCommerce
Instrukcja krok po kroku: wystawienie faktury KSeF z konkretnego zamówienia WooCommerce — jednym przyciskiem w metaboksie zamówienia. Skąd wtyczka bierze dane, co dzieje się po kliknięciu i co zrobić, gdy KSeF odrzuci fakturę.
1Zanim zaczniesz
- WooCommerce musi być aktywne (integracja rejestruje się tylko wtedy). Działa zarówno klasyczny ekran zamówienia, jak i HPOS (własne tabele zamówień).
- Aktywna licencja Pro — wystawianie faktur z zamówień jest funkcją Pro. Bez licencji przycisk zwróci komunikat „Wystawianie faktur z zamówień wymaga aktywnej licencji Pro”.
- Konto KSeF z uzupełnionymi danymi sprzedawcy (Ustawienia → KSeF) oraz — jeśli masz kilka kont — domyślne konto ustawione w Ustawienia → Faktury sprzedaży → Domyślne konto KSeF (sprzedawca).
- Schemat numeracji (Ustawienia → Numeracja faktur) — faktury z zamówień idą tą samą serią co ręczne.
2Otwórz zamówienie i znajdź metabox „KSeF — faktura”
Wejdź w WooCommerce → Zamówienia i otwórz zamówienie. W prawej kolumnie (nad/pod boksem akcji) znajdziesz box „KSeF — faktura”. Przed wystawieniem pokazuje typ klienta, dane nabywcy i jeden przycisk.
Edytuj zamówienie #1042
Szczegóły zamówienia
Data: 2026-07-31 · Status: W trakcie realizacji
Klient: ACME Sp. z o.o. (biuro@acme.pl)
Rozliczenie
ACME Sp. z o.o., ul. Prosta 12, 00-001 Warszawa
Email: biuro@acme.pl · Telefon: 22 000 00 00
NIP: 9876543210
| Pozycja | Ilość | Suma |
|---|---|---|
| Usługa wdrożeniowa | 1 | 1 230,00 zł |
| Hosting — abonament roczny | 1 | 664,20 zł |
KSeF — faktura 1
Typ klienta: firma · NIP 9876543210 2
Nabywca (faktura): ACME Sp. z o.o. · ul. Prosta 12, 00-001 Warszawa
Wystaw fakturę
Faktura zostanie wystawiona i wysłana do KSeF. 3
- 1Metabox „KSeF — faktura” w prawej kolumnie ekranu zamówienia.
- 2Typ klienta — „firma” z numerem NIP albo „osoba prywatna”. Decyduje o tym poprawny, 10-cyfrowy NIP w zamówieniu.
- 3„Wystaw fakturę” — wystawia dokument i wysyła go do KSeF (przy ręcznym kliknięciu wysyłka następuje zawsze, niezależnie od polityki auto-wysyłki).
3Sprawdź dane nabywcy
Zanim klikniesz, zerknij na trzy linie w metaboksie:
- Typ klienta: firma · NIP … — zamówienie ma poprawny NIP, faktura pójdzie na firmę.
- Nabywca (faktura): … — nazwa i adres, które trafią na fakturę. Pochodzą z danych potwierdzonych na checkoucie (meta
_ksef_buyer_*) albo z GUS, a w ostateczności z pól rozliczeniowych zamówienia. - Typ klienta: osoba prywatna — wtedy dodatkowo widzisz kontekst polityki B2C:
- „Klient chce fakturę: ✅ / ➖ (polityka: na żądanie)” — faktura imienna tylko dla klientów, którzy zaznaczyli w koszyku „Chcę otrzymać fakturę VAT”,
- „Polityka: faktura imienna dla każdego klienta.”,
- „Polityka: tylko firmy — przy auto-wystawianiu ten klient byłby pominięty (ręcznie możesz wystawić).”
4Kliknij „Wystaw fakturę”
Przycisk zmienia się w „Trwa wystawianie…”, strona się przeładowuje, a w tle dzieje się:
- Wybór konta KSeF — kolejno: konto przypisane do zamówienia (meta
_ksef_credential_id) → domyślne konto z ustawień → pierwsze skonfigurowane. - Nadanie numeru z aktywnego schematu numeracji. Numer zapisuje się przy zamówieniu, więc ponowna próba użyje tego samego numeru — bez dziur w numeracji.
- Zbudowanie XML FA(3) z pozycji zamówienia i wysyłka do KSeF (uwierzytelnienie tokenem albo certyfikatem, otwarcie sesji, przesłanie dokumentu).
- Sprawdzenie statusu — od razu po wysyłce oraz automatycznie po 60, 180, 300 i 600 sekundach, aż pojawi się numer KSeF i UPO.
- Wysyłka PDF do klienta (jeśli włączona w Ustawienia → Ogólne) na adres e-mail z zamówienia.
5Skąd biorą się dane faktury
| Pole faktury | Źródło |
|---|---|
| Sprzedawca | Dane z konta KSeF (kredencjału): nazwa, NIP, adres, e-mail, telefon. |
| Nabywca | Kolejność: dane potwierdzone na checkoucie (_ksef_buyer_*) → dane z GUS po NIP (Pro) → pola rozliczeniowe zamówienia. Brak 10-cyfrowego NIP = faktura imienna B2C (w XML BrakID). |
| Numer | Schemat numeracji z ustawień, przydzielany raz na zamówienie. |
| Pozycje | Produkty z zamówienia + dostawa i opłaty, każde ze swoją stawką VAT. Z karty produktu dziedziczone są: GTU, PKWiU / CN i Załącznik 15 (split payment). |
| Data wystawienia i sprzedaży | Data zakończenia zamówienia, a gdy jej nie ma — dzisiejsza. |
| Płatność | Forma: przelew. Zamówienie opłacone w sklepie → termin płatności = data zapłaty i faktura oznaczona jako zapłacona. Nieopłacone → termin +14 dni. |
| Waluta | Waluta zamówienia. |
| Rodzaj faktury | VAT (zwykła). Zaliczkową/rozliczeniową wystawisz ręcznym formularzem. |
Chcesz, aby produkty od razu miały właściwe oznaczenia? Uzupełnij je raz na karcie produktu (Produkty → edycja → Dane produktu → Oznaczenia KSeF (faktura)) — opisujemy to w instrukcji automatycznego wystawiania.
6Stan po wystawieniu
Po przeładowaniu metabox pokazuje komplet informacji o fakturze: numer, datę, kwotę brutto i status w KSeF.
KSeF — faktura
Numer: FV/2026/07/0001
Data wystawienia: 2026-07-31
Kwota brutto: 1 894,20 PLN
Status KSeF:
✓ Przyjęta przez KSeF — UPO odebraneNumer KSeF:
1234567890-20260731-0100AB12CD34-5F
Podgląd faktury →
KSeF — faktura
Numer: FV/2026/07/0002
Data wystawienia: 2026-07-31
Kwota brutto: 249,00 PLN
Status KSeF:
⏳ Wysłana — czeka na UPOPodgląd faktury →
Sprawdź status / pobierz UPO
KSeF — faktura
Numer: FV/2026/07/0003
✗ Wysyłka do KSeF nie powiodła sięBłąd: Nieprawidłowy token autoryzacyjny KSeF.
Faktura NIE została wystawiona w KSeF. Numer FV/2026/07/0003 jest zarezerwowany — „Ponów wysyłkę" użyje go ponownie (bez dziury w numeracji).
Ponów wysyłkę
| Status w metaboksie | Co oznacza i co możesz zrobić |
|---|---|
| ✓ Przyjęta przez KSeF — UPO odebrane | Komplet: numer KSeF + UPO. Dostępny „Podgląd faktury →”. |
| ⏳ Wysłana — czeka na UPO | KSeF przetwarza dokument. Możesz poczekać (automatyczne próby) albo kliknąć „Sprawdź status / pobierz UPO”. |
| 📄 Wystawiona lokalnie — niewysłana do KSeF | Dokument istnieje w sklepie, ale nie w KSeF. Przycisk „Wyślij do KSeF” ponawia wysyłkę. |
| ✗ Wysyłka do KSeF nie powiodła się | Widoczny powód błędu i informacja, że numer jest zarezerwowany. Przycisk „Ponów wysyłkę”. |
| ✗ Odrzucona przez KSeF | MF odrzucił dokument (np. duplikat numeru, błąd danych). Popraw przyczynę i użyj „Wystaw ponownie”. |
7Notatki zamówienia — pełna historia
Każdy etap wtyczka zapisuje jako notatkę do zamówienia. To najszybszy sposób, żeby sprawdzić, co się wydarzyło i kiedy — również przy wystawianiu automatycznym.
Notatki do zamówienia
Typowe wpisy:
- KSeF: zakolejkowano wystawienie faktury (trigger: …) — automat złapał zmianę statusu,
- KSeF: faktura wysłana — czekamy na potwierdzenie (UPO).,
- KSeF: faktura zatwierdzona — pobrano UPO i numer KSeF.,
- KSeF: faktura wystawiona lokalnie, ale wysyłka do KSeF nie powiodła się — …,
- KSeF: PDF faktury wysłany na … albo informacja o nieudanej wysyłce maila,
- KSeF: pominięto wystawienie — klient prywatny bez żądania faktury (Polityka dla klientów prywatnych).
8Gdy coś poszło nie tak
Przycisk zwraca „wymaga aktywnej licencji Pro”
Aktywuj licencję w e-Faktura KSeF → Licencja. Bez niej zostaje ręczny formularz w wersji darmowej.
„Brak skonfigurowanego kredencjału KSeF”
Dodaj konto w Ustawienia → KSeF i (przy kilku kontach) wskaż domyślne w Ustawienia → Faktury sprzedaży.
Faktura wystawiona lokalnie, wysyłka nie przeszła
Sprawdź powód w metaboksie i w notatkach zamówienia. Najczęściej: token z innego środowiska niż wybrane, wygasły token, chwilowy brak odpowiedzi KSeF. Po usunięciu przyczyny kliknij „Wyślij do KSeF” — wtyczka wyśle ten sam dokument, nie tworząc duplikatu.
Zamówienie ma już fakturę
Wtyczka nie wystawi drugiej — metabox pokazuje istniejący dokument. Potrzebna zmiana? Wystaw korektę z podglądu faktury.
Klient prywatny bez faktury przy automacie
To działanie zgodne z polityką B2C (faktura na żądanie). Ręcznie z metaboksa wystawisz ją zawsze; politykę zmienisz w Ustawienia → Ogólne → Polityka dla klientów prywatnych.
9Podgląd, PDF i korekta
Link „Podgląd faktury →” otwiera pełny widok dokumentu we wtyczce (dane stron, pozycje, podsumowanie VAT, numer KSeF, UPO, PDF). Wszystkie faktury z zamówień trafiają też na listę e-Faktura KSeF → Faktury sprzedaży.
Faktury sprzedaży Hub
Wszystkie faktury sprzedaży w jednym widoku — wystawione lokalnie + pobrane z KSeF (wystawione poza wtyczką).