KSeF a kasa fiskalna — paragon z NIP i faktura do firmy

Zespół Prosta Faktura KSeF17 maja 20266 min czytania

Jak KSeF współgra ze sprzedażą paragonową: paragon z NIP, faktura do firmy w KSeF i sprzedaż detaliczna B2C. Co musi ogarnąć sklep WooCommerce.

Dwa różne światy: paragon i faktura

Sprzedaż detaliczna do osób fizycznych jest dokumentowana paragonem z kasy fiskalnej, a sprzedaż na rzecz firm — fakturą, która trafia do KSeF. W sklepie internetowym oba scenariusze potrafią wystąpić obok siebie, dlatego warto je świadomie rozdzielić.

Paragon z NIP a faktura do firmy

Gdy klient-firma prosi o fakturę, kluczowy jest NIP nabywcy. Jeśli przy sprzedaży pojawia się NIP, dokumentem właściwym jest faktura — i to ona przechodzi przez KSeF w formacie FA(3). Sprzedaż czysto detaliczna (bez NIP) rządzi się innymi zasadami niż obrót B2B.

Faktura do paragonu

Wystawienie faktury do wcześniejszej sprzedaży paragonowej rządzi się odrębnymi zasadami (m.in. NIP musi być na paragonie, jeśli faktura ma być firmowa). Szczegóły swojej sytuacji potwierdź z księgową — tu pokazujemy zasadę ogólną.

Co to znaczy dla sklepu WooCommerce

Zbieraj NIP w checkoucie, gdy klient chce fakturę na firmę — patrz faktury B2B i NIP.
Zamówienia z NIP traktuj jako faktury firmowe wysyłane do KSeF.
Zamówienia bez NIP to sprzedaż konsumencka — nie myl jej z fakturą B2B.
Nie dubluj dokumentów: jedna transakcja = jeden właściwy dokument.

Najczęstsze nieporozumienie

„Skoro mam kasę fiskalną, KSeF mnie nie dotyczy” — to mit. Jeśli wystawiasz faktury firmom, przechodzą one przez KSeF niezależnie od tego, czy masz też kasę do sprzedaży detalicznej. Sklep powinien poprawnie rozpoznawać, kiedy powstaje faktura B2B. Kogo dokładnie obejmuje obowiązek, opisuje obowiązek KSeF od 2026.

Jak to ustawić

Najprościej: integracja KSeF z WooCommerce z polem NIP w checkoucie i auto-wystawianiem faktur dla zamówień firmowych. Sprzedaż detaliczną obsługujesz po swojemu, a faktury B2B lecą do KSeF automatycznie. Detale wdrożenia w przewodniku KSeF.

To nie porada podatkowa

Artykuł wyjaśnia zasady ogólne. Granica między paragonem a fakturą oraz obowiązki wobec kasy fiskalnej zależą od Twojej sytuacji — skonsultuj je z księgową.