Migracja z faktur PDF na KSeF krok po kroku
Jak przejść z faktur PDF na faktury ustrukturyzowane FA(3) w KSeF: co zmienić w WooCommerce, jak zachować ciągłość numeracji i nie zgubić danych.
Czym różni się faktura PDF od faktury w KSeF
Dotąd wielu sprzedawców generowało faktury jako pliki PDF i wysyłało je mailem. KSeF zmienia to podejście: faktura to ustrukturyzowany XML (FA(3)), który trafia do systemu MF i otrzymuje numer KSeF. PDF nadal może istnieć jako wygodny podgląd dla klienta, ale dokumentem „urzędowym” jest faktura w KSeF.
Krok 1. Połącz sklep z KSeF
Zainstaluj wtyczkę i autoryzuj się w KSeF — instrukcja w artykule jak połączyć WordPress z KSeF. To podstawa, bez której nie wyślesz faktur.
Krok 2. Ustal numerację
Twój własny numer faktury zostaje bez zmian — KSeF nadaje do każdej faktury dodatkowy, odrębny numer KSeF obok Twojego. Nie musisz więc zaczynać numeracji od nowa; najważniejsze jest zachowanie ciągłości dotychczasowej serii. Opcjonalnie możesz domknąć starą serię PDF i zacząć nową dla faktur KSeF (oraz osobną dla korekt) — byle bez duplikatów numerów.
Krok 3. Przełącz wystawianie na KSeF
Włącz auto-wystawianie z zamówień, tak by od ustalonego dnia faktury powstawały w FA(3) i szły do KSeF. PDF generuje się dalej — jako podgląd wysyłany klientowi razem z numerem KSeF i UPO.
Krok 4. Zadbaj o archiwum starych faktur
Faktury wystawione wcześniej jako PDF zachowujesz zgodnie z dotychczasowymi zasadami archiwizacji. Nie „przerzucasz” ich wstecz do KSeF — migracja dotyczy sposobu wystawiania od momentu wdrożenia, nie historii.
Czego nie robić
- Nie wystawiaj równolegle PDF „obok” KSeF dla tej samej sprzedaży — to dublowanie.
- Nie zostawiaj numeracji bez przemyślenia — łatwo o konflikt serii.
- Nie zwlekaj do dnia obowiązku — przetestuj wcześniej kilka faktur (zob. terminy i kary).
Całość wdrożenia w sklepie opisuje strona o KSeF dla WooCommerce.