Migracja z faktur PDF na KSeF krok po kroku

Zespół Prosta Faktura KSeF6 maja 20266 min czytania

Jak przejść z wystawiania faktur PDF na faktury ustrukturyzowane FA(3) w KSeF: co zmienić w WooCommerce, jak ustawić numerację i nie zgubić danych.

Czym różni się faktura PDF od faktury w KSeF

Dotąd wielu sprzedawców generowało faktury jako pliki PDF i wysyłało je mailem. KSeF zmienia to podejście: faktura to ustrukturyzowany XML (FA(3)), który trafia do systemu MF i otrzymuje numer KSeF. PDF nadal może istnieć jako wygodny podgląd dla klienta, ale dokumentem „urzędowym” jest faktura w KSeF.

Krok 1. Połącz sklep z KSeF

Zainstaluj wtyczkę i autoryzuj się w KSeF — instrukcja w artykule jak połączyć WordPress z KSeF. To podstawa, bez której nie wyślesz faktur.

Krok 2. Ustal numerację

Przy przejściu warto domknąć starą serię numeracji PDF i ustawić nową dla faktur KSeF (oraz osobną dla korekt). Dzięki temu nie powstaną duplikaty numerów, a księgowość zachowa ciągłość.

Numeracja to najczęstsze potknięcie

Rozjazd lub duplikaty numerów przy przejściu to klasyczny błąd. Zaplanuj „datę graniczną”, od której obowiązuje nowa seria, i trzymaj się jej.

Krok 3. Przełącz wystawianie na KSeF

Włącz auto-wystawianie z zamówień, tak by od ustalonego dnia faktury powstawały w FA(3) i szły do KSeF. PDF generuje się dalej — jako podgląd wysyłany klientowi razem z numerem KSeF i UPO.

Krok 4. Zadbaj o archiwum starych faktur

Faktury wystawione wcześniej jako PDF zachowujesz zgodnie z dotychczasowymi zasadami archiwizacji. Nie „przerzucasz” ich wstecz do KSeF — migracja dotyczy sposobu wystawiania od momentu wdrożenia, nie historii.

Czego nie robić

Nie wystawiaj równolegle PDF „obok” KSeF dla tej samej sprzedaży — to dublowanie.
Nie zostawiaj numeracji bez przemyślenia — łatwo o konflikt serii.
Nie zwlekaj do dnia obowiązku — przetestuj wcześniej kilka faktur (zob. terminy i kary).

Całość wdrożenia w sklepie opisuje strona o KSeF dla WooCommerce.