Błędy KSeF i odrzucone faktury — jak je czytać i co zrobić
Najczęstsze przyczyny odrzucenia faktury przez KSeF (autoryzacja, dane nabywcy, niezgodność ze schemą FA(3)) i jak je naprawić w WordPress.
Dlaczego KSeF odrzuca faktury
Odrzucenie to informacja zwrotna z systemu MF, że dokument nie został przyjęty. Zamiast się go bać, warto rozumieć kategorie przyczyn — większość jest banalna i szybka do naprawienia. Poniżej najczęstsze grupy, bez wchodzenia w konkretne kody (te różnią się i bywają aktualizowane przez MF).
| Kategoria błędu | Typowa przyczyna | Jak naprawić |
|---|---|---|
| Autoryzacja / sesja | Wygasły lub zły token | Odnów token, sprawdź NIP/uprawnienia |
| Dane nabywcy | Brak lub literówka w NIP | Walidacja NIP w checkoucie |
| Niezgodność ze schemą | Przestarzała struktura / brak pola | Aktualny FA(3), wtyczka na bieżąco |
| Stawki i sumy VAT | Niespójność pozycji i podsumowania | Pozwól wtyczce liczyć sumy |
| System niedostępny | Awaria KSeF | Zapis faktury i ponowienie wysyłki |
1. Problem z autoryzacją / sesją
Wygasły lub niepoprawny token, zła rola/uprawnienie albo brak aktywnej sesji. Naprawa: odśwież/odnów token, sprawdź, czy jest przypisany do właściwego NIP. Jak skonfigurować autoryzację, opisuje połączenie WordPress z KSeF oraz token czy certyfikat.
2. Błędne dane nabywcy
Najczęściej brak lub literówka w NIP przy fakturze firmowej. Naprawa: włącz walidację NIP w checkoucie i upewnij się, że zamówienia B2B mają komplet danych — patrz faktury B2B i NIP w WooCommerce.
3. Niezgodność ze schemą FA(3)
Dokument nie spełnia wymagań struktury (np. brak wymaganego pola, zła wartość, przestarzała wersja schemy). Naprawa: używaj wtyczki, która generuje aktualny format FA(3) i jest aktualizowana pod zmiany MF.
4. Błędy stawek i sum VAT
Niespójność między pozycjami a podsumowaniem VAT lub nieprawidłowa stawka. Naprawa: pozwól wtyczce liczyć sumy automatycznie i sprawdź mapowanie stawek na produktach.
5. System chwilowo niedostępny
To nie błąd Twojej faktury, tylko niedostępność KSeF. Naprawa: dobra wtyczka zapisuje fakturę i pozwala ponowić wysyłkę, gdy system wróci — patrz tryb offline KSeF.
Jak sobie ułatwić życie
Wybierz integrację, która pokazuje czytelny komunikat błędu i status faktury (wysłana → potwierdzona / odrzucona z powodem), zamiast surowego kodu. Wtedy naprawa to kwestia minut, a nie zgadywania.