Tryb offline KSeF — co to jest i co robić, gdy system nie odpowiada

Zespół Prosta Faktura KSeF2 czerwca 20265 min czytania

Czym jest tryb offline w KSeF wg przepisów MF i co zrobić, gdy system jest niedostępny. Jak Prosta Faktura KSeF zapisuje fakturę i ponawia wysyłkę.

Czym jest tryb offline w KSeF

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów — a żaden system nie jest dostępny w 100% czasu. Na wypadek niedostępności przepisy przewidują tryb offline: fakturę można wystawić i przekazać do KSeF później, po przywróceniu działania systemu. To procedura zdefiniowana po stronie MF, z własnymi zasadami (m.in. dotyczącymi oznaczeń i terminu przesłania).

Co robi Prosta Faktura KSeF, gdy KSeF jest niedostępny

Jeśli wysyłka do KSeF się nie powiedzie (np. system MF chwilowo nie odpowiada), wtyczka nie gubi dokumentu:

Zapisuje fakturę i oznacza ją jako „do wysłania”, wraz z powodem niepowodzenia.
Pozwala ponowić wysyłkę jednym kliknięciem, gdy KSeF znów działa.
Po skutecznym przyjęciu faktura otrzymuje numer KSeF oraz UPO.
Status widać przy fakturze i przy powiązanym zamówieniu WooCommerce.

To nie to samo, co certyfikowany tryb offline24

Pełny, formalny tryb offline wg rozporządzenia MF ma dodatkowe wymogi (m.in. oznaczenia i termin przesłania). Opisany tu mechanizm to przede wszystkim bezpieczne zapisanie faktury i ponowienie wysyłki przy niedostępności KSeF. Jeśli potrzebujesz właśnie certyfikowanego trybu offline, zweryfikuj jego zakres ze swoją księgową.

Tryb offline a zwykłe błędy

Uwaga, by nie mylić niedostępności systemu z odrzuceniem faktury z powodu danych. Awaria KSeF uruchamia tryb offline, a błąd w dokumencie (np. zły NIP) to zupełnie inny przypadek — opisany w błędach KSeF i odrzuceniach.

Co to oznacza dla sklepu WooCommerce

W praktyce nie musisz nic robić ręcznie. Jeśli KSeF chwilowo nie odpowiada, zamówienie i tak dostaje fakturę, a integracja KSeF z WooCommerce dosyła ją do systemu MF, gdy ten wróci. Klient nie czeka, a Ty nie tracisz ciągłości sprzedaży.

Podsumowanie

Niedostępność KSeF nie musi blokować Twojej sprzedaży — najważniejsze, by faktura nie przepadła i dała się łatwo dosłać. Co brać pod uwagę przy wyborze wtyczki, opisaliśmy w porównaniu wtyczek KSeF.