UPO w KSeF — czym jest urzędowe poświadczenie odbioru i jak je pobrać
UPO to dowód, że faktura trafiła do KSeF. Wyjaśniamy różnicę między numerem KSeF a UPO, jak pobrać poświadczenie i dlaczego warto je archiwizować.
Czym jest UPO
UPO to urzędowe poświadczenie odbioru — elektroniczny dokument generowany przez KSeF, który potwierdza, że Twoja faktura została skutecznie przyjęta przez system Ministerstwa Finansów. To Twój dowód, że obowiązek został spełniony. Bez UPO faktura formalnie nie jest jeszcze „w KSeF”.
Numer KSeF a UPO — to nie to samo
| Numer KSeF | UPO | |
|---|---|---|
| Co to | Unikalny identyfikator faktury | Poświadczenie przyjęcia |
| Czego dotyczy | Pojedynczej faktury | Skutecznego złożenia (często sesji) |
| Do czego służy | Identyfikacja dokumentu | Dowód, że faktura jest w KSeF |
W skrócie: numer KSeF identyfikuje fakturę, a UPO potwierdza jej skuteczne złożenie i zwykle zawiera m.in. czas przyjęcia.
Jak pobrać UPO
Po wysłaniu faktury KSeF przetwarza ją i — gdy nadaje numer KSeF — udostępnia UPO. W dobrej wtyczce dzieje się to automatycznie: numer KSeF i UPO zapisują się przy fakturze, a Ty możesz je pobrać jednym kliknięciem. W Prosta Faktura KSeF UPO jest dostępne wprost z listy faktur i przy powiązanym zamówieniu WooCommerce.
Dlaczego warto archiwizować UPO
- To dowód wystawienia faktury w razie pytań kontrahenta lub kontroli.
- Pozwala szybko zweryfikować, które faktury są potwierdzone, a które jeszcze w trakcie.
- Ułatwia uzgodnienia z księgowością — razem z plikiem XML faktury.
A jeśli UPO nie przychodzi
Brak UPO zwykle znaczy, że faktura jest jeszcze przetwarzana albo KSeF chwilowo nie odpowiada. Wtedy faktura zostaje zapisana do ponowienia (tryb offline KSeF) i ponawiasz wysyłkę, gdy system wróci. Wtyczka powinna jasno pokazywać status: wysłana → potwierdzona (z UPO).