Jak wysłać fakturę do KSeF z WooCommerce krok po kroku
Instrukcja: jak wysłać fakturę do KSeF z zamówienia WooCommerce — od instalacji wtyczki i autoryzacji, przez auto-wystawianie, po numer KSeF i UPO.
Zanim zaczniesz
Aby wysłać fakturę do KSeF z WooCommerce, potrzebujesz wtyczki łączącej WordPress z API KSeF (np. Prosta Faktura KSeF) oraz konta w KSeF ze sposobem autoryzacji. Poniżej pokazujemy najkrótszą drogę — od instalacji do numeru KSeF i UPO.
Krok 1. Zainstaluj i aktywuj wtyczkę
W panelu WordPress wejdź w Wtyczki → Dodaj nową → Wyślij wtyczkę, wgraj plik i aktywuj. Następnie aktywuj licencję — plan darmowy nie wymaga karty i pozwala wystawić do 5 faktur miesięcznie.
Krok 2. Połącz konto z KSeF
Przejdź do ustawień wtyczki i autoryzuj się w KSeF. Najprościej tokenem autoryzacyjnym z aplikacji KSeF MF; działają też certyfikat i profil zaufany. Sesja odświeża się automatycznie, więc nie musisz logować się przy każdej fakturze. Pełna instrukcja: jak połączyć WordPress z KSeF.
Krok 3. Wystaw fakturę z zamówienia
Otwórz zamówienie WooCommerce i kliknij „Wystaw fakturę KSeF”. Wtyczka zbuduje dokument w formacie FA(3) z danymi nabywcy (w tym NIP, jeśli to sprzedaż B2B), wyśle go do KSeF i zapisze przy zamówieniu numer KSeF oraz UPO. Klient otrzyma PDF na e-mail.
Krok 4. (Opcjonalnie) Włącz auto-wystawianie
Aby nie klikać ręcznie, włącz automatyczne wystawianie i wskaż status zamówienia — np. opłacone lub zrealizowane. Od tej chwili faktury powstają i trafiają do KSeF bez Twojego udziału.
Co, jeśli KSeF jest niedostępny
W razie niedostępności KSeF wtyczka zapisuje fakturę i pozwala ponowić wysyłkę, gdy system wróci. Nie blokuje to sprzedaży w sklepie — szerzej w artykule tryb offline KSeF.
Najczęstsze problemy i ich rozwiązania
| Objaw | Najczęstsza przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Faktura odrzucona | Brak/literówka NIP w zamówieniu B2B | Włącz walidację NIP w checkoucie |
| Błąd autoryzacji | Wygasły lub zły token | Odnów token w aplikacji KSeF |
| Faktura „w trakcie” | KSeF przetwarza dokument | Poczekaj — numer KSeF i UPO dojdą |
| Brak połączenia | Hosting blokuje ruch | Odblokuj api.ksef.mf.gov.pl |
Pełną listę przyczyn odrzuceń i jak je czytać opisaliśmy w artykule błędy KSeF i odrzucone faktury.
Najczęstszy błąd
Brak NIP nabywcy w zamówieniach B2B. Upewnij się, że checkout zbiera NIP — wtedy faktura trafia do KSeF z poprawnymi danymi i nie wymaga późniejszej korekty. Szczegóły: faktury B2B i NIP w WooCommerce.