Eksport faktur i kosztów z KSeF do księgowej

Zespół Prosta Faktura KSeF12 maja 20265 min czytania

Jak szybko przekazać księgowej komplet: faktury sprzedaży i koszty z KSeF, eksport CSV/PDF oraz pliki XML. Mniej maili, szybsze zamknięcie miesiąca.

Po co eksport, skoro wszystko jest w KSeF

KSeF przechowuje faktury, ale Twoja księgowa potrzebuje wygodnej paczki do zaksięgowania: zestawienia, pliki i czytelny układ. Zamiast wysyłać dokumenty pojedynczo, eksportujesz komplet z całego okresu — faktury sprzedaży i koszty z KSeF — w jednym kroku.

Co zawiera eksport

Zestawienie CSV — pozycje, kwoty netto/brutto, VAT, daty, numery KSeF.
PDF — czytelne faktury do wglądu.
Pliki XML — oryginalne dokumenty FA(3) z KSeF.
Filtry po okresie, statusie płatności i kontrahencie.

Jak to wygląda w praktyce

W panelu wybierasz zakres dat (np. miniony miesiąc), filtrujesz, co Cię interesuje, i pobierasz eksport. Dla kosztów masz dodatkowo status „opłacone/nieopłacone”, co ułatwia uzgodnienia. Całość przekazujesz księgowej jednym plikiem zamiast dziesiątek maili.

Zgraj eksport z rytmem biura

Najlepiej eksportować w stałym terminie (np. do 5. dnia miesiąca) i zawsze w tym samym zakresie. Jak ułożyć współpracę, opisuje KSeF dla biura rachunkowego.

Dlaczego to skraca zamknięcie miesiąca

Dane są ustrukturyzowane i kompletne, więc księgowa nie musi dopytywać o brakujące dokumenty ani przepisywać ich ręcznie. Mniej pytań = szybsze rozliczenie.

Dobre nawyki

Eksportuj w stałym rytmie (np. raz w miesiącu) i trzymaj ten sam format.
Dołączaj korekty z danego okresu — patrz faktury korygujące.
Archiwizuj UPO razem z eksportem jako dowód wystawienia.