Eksport faktur i kosztów z KSeF do księgowej

Zespół Prosta Faktura KSeF12 maja 20265 min czytania

Jak szybko przekazać księgowej zestawienia: faktury sprzedaży i koszty z KSeF jako eksport CSV/PDF (XML per faktura w panelu). Szybsze zamknięcie miesiąca.

Po co eksport, skoro wszystko jest w KSeF

KSeF przechowuje faktury, ale Twoja księgowa potrzebuje wygodnej paczki do zaksięgowania: zestawienia, pliki i czytelny układ. Zamiast wysyłać dokumenty pojedynczo, eksportujesz zestawienia z całego okresu — osobno faktury sprzedaży i osobno koszty z KSeF — kilkoma kliknięciami. Zbiorczy eksport oraz pobieranie kosztów z KSeF to funkcje planu Pro.

Co zawiera eksport

Zestawienie CSV (z BOM dla Excela) — numer faktury, data, NIP, kwota brutto, status i numer KSeF, z podsumowaniem.
Raport PDF — czytelne zestawienie faktur z okresu do wglądu i druku.
Filtry po okresie, statusie płatności i NIP — osobno dla sprzedaży i kosztów.
Oryginalny plik XML (FA(3)) każdej faktury jest dostępny w jej podglądzie w panelu.

Jak to wygląda w praktyce

W panelu wybierasz zakres dat (np. miniony miesiąc), filtrujesz, co Cię interesuje, i pobierasz eksport. Dla kosztów masz dodatkowo status „opłacone/nieopłacone”, co ułatwia uzgodnienia. Gotowe zestawienia przekazujesz księgowej zamiast wysyłać dziesiątki pojedynczych maili.

Zgraj eksport z rytmem biura

Najlepiej eksportować w stałym terminie (np. do 5. dnia miesiąca) i zawsze w tym samym zakresie. Jak ułożyć współpracę, opisuje KSeF dla biura rachunkowego.

Dlaczego to skraca zamknięcie miesiąca

Dane są ustrukturyzowane i kompletne, więc księgowa nie musi dopytywać o brakujące dokumenty ani przepisywać ich ręcznie. Mniej pytań = szybsze rozliczenie.

Dobre nawyki

Eksportuj w stałym rytmie (np. raz w miesiącu) i trzymaj ten sam format.
Dołączaj korekty z danego okresu — patrz faktury korygujące.
Archiwizuj UPO razem z eksportem jako dowód wystawienia.