KSeF dla biura rachunkowego — sprawna współpraca ze sklepem

Zespół Prosta Faktura KSeF15 maja 20265 min czytania

Jak sklep na WooCommerce może wygodnie przekazywać faktury i koszty z KSeF księgowej: eksport CSV/PDF, pliki XML i porządek w dokumentach.

Sklep i księgowa — kto co robi w KSeF

Podział jest naturalny: sklep wystawia faktury sprzedaży do KSeF i pobiera faktury kosztowe, a biuro rachunkowe prowadzi księgi na podstawie tych dokumentów. KSeF nie zastępuje księgowej — ułatwia jej pracę, bo dane są ustrukturyzowane (FA(3)).

Co biuro dostaje ze sklepu

Komplet faktur sprzedaży z numerami KSeF i UPO.
Faktury kosztowe pobrane z KSeF (dostawca, kwoty, VAT, daty).
Pliki XML każdej faktury oraz eksport zestawień w CSV/PDF.
Czytelne serie numeracji faktur i korekt.

Mniej maili, szybsze zamknięcie miesiąca

Zamiast wysyłać pojedyncze PDF-y mailem, przekazujesz paczkę z całego okresu jednym kliknięciem. Jak to zrobić sprawnie, opisuje artykuł o eksporcie faktur i kosztów do księgowej.

Ustal jeden rytm przekazywania

Najlepiej raz w miesiącu, w tym samym formacie i z tym samym zakresem (sprzedaż + koszty + korekty + UPO). Przewidywalność oszczędza czas obu stronom.

Dobre praktyki współpracy

Ustal z biurem format i częstotliwość przekazywania dokumentów.
Trzymaj spójną numerację — ułatwia uzgodnienia.
Archiwizuj UPO jako dowód wystawienia — patrz czym jest UPO.
Pilnuj NIP w zamówieniach firmowych, by ograniczyć korekty.

Czy biuro musi mieć dostęp do sklepu?

Nie musi logować się do panelu sklepu. Wystarczy, że przekazujesz eksport i pliki XML. Jeśli prowadzisz mikrofirmę, taki model jest tani i prosty — bez kupowania ERP, o czym piszemy w KSeF bez programu księgowego.