KSeF a faktura proforma — czy trafia do systemu

Zespół Prosta Faktura KSeF11 maja 20265 min czytania

Czy faktura proforma idzie do KSeF? Wyjaśniamy różnicę między proformą a fakturą VAT, kiedy powstaje dokument w KSeF i jak to ustawić w WooCommerce.

Proforma to nie faktura

Faktura proforma to dokument handlowy — rodzaj oferty lub wezwania do zapłaty. Nie jest dokumentem księgowym i nie rodzi obowiązku podatkowego. Z tego powodu proformy nie wysyłasz do KSeF. Do KSeF trafia dopiero właściwa faktura.

Do czego służy proforma

Proforma jest wygodna do potwierdzenia zamówienia i pobrania płatności z góry. Po opłaceniu zastępujesz ją właściwą fakturą — i to ona idzie do KSeF.

Kiedy powstaje dokument w KSeF

Schemat działania jest prosty: proforma służy do uzgodnienia i pobrania płatności, a po opłaceniu wystawiasz fakturę (lub zaliczkową, jeśli to przedpłata), która w formacie FA(3) idzie do KSeF i otrzymuje numer KSeF oraz UPO.

Jak to ułożyć w WooCommerce

Proformę traktuj jako dokument poza KSeF (np. do wysłania klientowi przed płatnością).
Po opłaceniu zamówienia wystaw właściwą fakturę — to ją wysyłasz do KSeF.
Jeśli to przedpłata na poczet przyszłej dostawy, rozważ fakturę zaliczkową (ZAL), a po realizacji rozliczeniową (ROZ).

Częsty błąd

Mylenie proformy z fakturą i próba wysłania proformy do KSeF. Pamiętaj: do KSeF idzie tylko faktura. Dobra integracja KSeF z WooCommerce jasno rozdziela te dokumenty, więc nie zrobisz tego przypadkiem.

To nie porada podatkowa

Artykuł wyjaśnia zasadę ogólną. Moment wystawienia faktury i obowiązku podatkowego potwierdź z księgową.