KSeF a subskrypcje i płatności cykliczne

Zespół Prosta Faktura KSeF4 maja 20265 min czytania

Jak fakturować subskrypcje i płatności cykliczne w KSeF: faktura przy każdym okresie rozliczeniowym, automatyzacja z WooCommerce Subscriptions i numeracja.

Subskrypcja = faktura przy każdym okresie

Sprzedaż subskrypcyjna (dostęp, abonament, usługa cykliczna) oznacza, że faktura powstaje regularnie — przy każdym okresie rozliczeniowym i pobraniu płatności. W KSeF każda z tych faktur to osobny dokument FA(3) z własnym numerem KSeF i UPO.

Automatyzacja z WooCommerce Subscriptions

Jeśli używasz WooCommerce Subscriptions (lub podobnego rozwiązania), kluczowe jest powiązanie odnowienia subskrypcji z wystawieniem faktury. Integracja KSeF z WooCommerce może wystawiać fakturę przy każdym opłaconym odnowieniu — tak samo jak przy zwykłym zamówieniu, opisanym w tym poradniku.

Wyzwalacz „po opłaceniu odnowienia”

Ustaw, by faktura powstawała po skutecznym pobraniu płatności za odnowienie — nie przy samej próbie. Dzięki temu nieudane płatności nie generują faktur.

Numeracja przy wielu fakturach

Przy subskrypcjach faktur jest dużo, więc czytelna i ciągła numeracja ma znaczenie. Ustaw wzorzec z automatycznym licznikiem (np. miesięczny reset), aby serie były uporządkowane także przy setkach odnowień.

Zmiany planu, rezygnacje, zwroty

Zmiana planu w trakcie okresu może wymagać korekty.
Rezygnacja/zwrot proporcjonalny — również korekta do właściwej faktury.
Przedpłata za dłuższy okres bywa bliska fakturze zaliczkowej — ustal podejście z księgową.
Nieudane odnowienie (brak płatności) nie powinno generować faktury — pilnuj wyzwalacza „po opłaceniu”.

Podsumowanie

Subskrypcje to po prostu powtarzalne faktury — pod warunkiem, że odnowienie poprawnie wyzwala wystawienie dokumentu w KSeF. Ustaw to raz, a cały cykl rozliczeniowy obsłuży się sam, z numerem KSeF i UPO przy każdej fakturze.